Hysbysiad preifatrwydd

Eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol yw’r Rheolydd Data ar gyfer y gwasanaeth “Dywedwch wrthym am eich hawliau pleidleisio”.

Diben yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw rhoi gwybod i chi sut y bydd yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau yn prosesu’r data personol a ddarperir gennych fel rhan o’r gwasanaeth “Dywedwch wrthym am eich hawliau pleidleisio”.

Dim ond lle bo gennym sail gyfreithiol briodol dros wneud hynny y caiff yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau ddefnyddio, casglu a rhannu gwybodaeth bersonol. Dim ond er mwyn cyflawni ein swyddogaethau cyfreithiol a swyddogol y byddwn yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol. Dim ond pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny a lle y bo’n angenrheidiol ac yn gymesur gwneud hynny y byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol.

Pa ddata personol y mae’r Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau yn eu casglu a pham

Byddwn yn cael y data personol canlynol amdanoch gan eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol, pan fydd yn eich gwahodd i ddefnyddio’r gwasanaeth:

  • eich enw llawn
  • eich cyfeiriad
  • eich cod post

Bydd eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol yn anfon y data hyn atom fel y gallwch ddefnyddio’r gwasanaeth hwn i ymateb i’r cwestiwn am eich hawliau pleidleisio. Mae hyn yn rhan o broses o’r enw’r Adolygiad Cadarnhau Cymhwystra y mae eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol yn ei chynnal er mwyn pennu pa lefel o hawliau pleidleisio a gedwir gan ddinasyddion yr UE yn dilyn ymadawiad y Deyrnas Unedig o’r Undeb Ewropeaidd.

Pan fyddwch yn defnyddio’r gwasanaeth, byddwn yn gofyn i chi gadarnhau bod y data uchod yn gywir a byddwn yn casglu’r data ychwanegol canlynol gennych:

  • eich statws preswylio hanesyddol ers 31 Rhagfyr 2020
  • os ydych wedi dewis eu darparu, eich cyfeiriad e-bost a’ch rhif ffôn

Os byddwch yn cytuno i’n defnydd o “gwcis” (gweler isod) ar y wefan, byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth am eich gweithgarwch ar y wefan (e.e. nifer yr ymweliadau, yr amser y byddwch yn ei dreulio ar dudalennau).

Sut y byddwn yn defnyddio data personol

Byddwn yn defnyddio eich data i brosesu eich ymateb i’r cwestiwn am eich hawliau pleidleisio. Er mwyn gwneud hynny, bydd angen i ni rannu eich data â rhai partneriaid a darparwyr gwasanaethau penodol, a cheir esboniad o hynny isod.

Gyda phwy fyddwn ni’n rhannu’r data

Byddwn yn rhannu eich data â’ch Swyddfa Cofrestru Etholiadol yng Nghymru neu Loegr. Mae pob Swyddfa Cofrestru Etholiadol yn cynnal y gofrestr etholwyr ar gyfer eu hardal, ac mae’n rheolydd data ar wahân. Bydd y ffordd y mae’n defnyddio eich data wedi’i nodi yn eu Hysbysiad Preifatrwydd. Cliciwch yma i ddod o hyd i’ch Swyddfa Cofrestru Etholiadol a’i Hysbysiad Preifatrwydd. Yn Lloegr, bydd eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol yn defnyddio’r data i bennu a ddylech barhau ar y gofrestr etholiadol ac, yng Nghymru, bydd eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol yn defnyddio’r data i bennu pa lefel o hawliau pleidleisio a gedwir gennych.

Caiff eich data personol eu prosesu gan ein Seilwaith TG hefyd ac, felly, cânt eu rhannu â darparwyr ein gwasanaethau TG sy’n is-broseswyr. Mae hyn yn cynnwys os byddwch yn cysylltu â’r gwasanaeth “Dywedwch wrthym am eich hawliau pleidleisio” gydag ymholiad neu’n anfon adborth ar y gwasanaeth.

Pa mor hir y byddwn yn cadw eich data personol

Byddwn yn cadw eich data yn unol â’n rhwymedigaethau cyfreithiol, sy’n golygu y gellir cadw eich data am gyfnod cyfan yr Adolygiad Cadarnhau Cymhwystra a ddaw i ben ar 31 Ionawr 2025, ac wedyn cânt eu dileu o fewn 6 wythnos.

Eich hawliau

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, mae gennych hawliau o ran sut y gellir defnyddio eich data personol. Ceir esboniad ohonynt isod:

  • Mae’r hawl gennych i wneud cais am wybodaeth yn esbonio sut y caiff eich data personol eu prosesu, ac i wneud cais am gopi o’r data personol hynny.
  • Mae’r hawl gennych i wneud cais i unrhyw anghywirdebau yn eich data personol gael eu cywiro ar unwaith.
  • Mae’r hawl gennych i wneud cais i unrhyw ddata personol anghyflawn gael eu cwblhau, gan gynnwys drwy ddarparu datganiad atodol.
  • Mae’r hawl gennych i wneud cais i’ch data personol gael eu dileu os nad oes cyfiawnhad mwyach dros eu prosesu.
  • Mae’r hawl gennych, o dan rai amgylchiadau (er enghraifft, os byddwch o’r farn bod y data yn anghywir), i wneud cais i gyfyngu’r gwaith o brosesu eich data personol.
  • Mae’r hawl gennych i wrthwynebu prosesu eich data personol.

Os ydych yn dymuno arfer unrhyw un o’r hawliau hyn – er enghraifft, gwneud cais am ddata personol rydyn ni’n ei ddal amdanoch chi – cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt isod.

Mewn perthynas â data a gasglwyd gan gwcis y wefan: Mae gennych yr hawl i dynnu cydsyniad yn ôl drwy ddefnyddio’r “faner cwcis” fydd yn ymddangos wrth i chi ddefnyddio ein gwefan am y tro cyntaf.

Sail gyfreithlon dros brosesu’r data

Rydym yn defnyddio’r sail gyfreithlon ganlynol dan GDPR y DU i brosesu data personol:

  • Erthygl 6(1)(e) o’r Rheoliad – mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol. Mae’r ddeddfwriaeth sy’n ymwneud â hyn wedi’i nodi yn Rhan 2 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Diwygio’r Etholfraint ac Adolygu Cymhwystra) 2023 (SI 2023/1150).

Os byddwch yn rhoi cydsyniad i’ch data gael eu casglu gan gwcis y wefan, mae ein sail gyfreithlon dros brosesu’r data hyn fel a ganlyn:

  • Erthygl 6(1)(a) o’r Rheoliad – mae testun y data wedi cydsynio i’w ddata neu ei ddata personol gael eu prosesu at un neu fwy o’r dibenion penodedig.

Fydd unrhyw ddata personol yn cael ei anfon dramor?

Fyddwn ni ddim yn anfon eich data personol y tu allan i’r DU.

Gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd

Ni fydd penderfyniad yn cael ei wneud amdanoch chi’n seiliedig ar wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig (dyna lle mae penderfyniad yn cael ei wneud amdanoch chi’n defnyddio system electronig heb gysylltiad dynol), ac sy’n cael effaith sylweddol arnoch chi.

Storio, diogelwch a rheoli data

Mae dyletswydd ar eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol i ddiogelu eich data personol pan fyddwn yn prosesu data o’r fath, ac i sicrhau diogelwch y data hynny. Rydym yn gwneud hynny drwy sicrhau bod systemau a pholisïau ar waith sy’n cyfyngu ar nifer y bobl a all weld eich gwybodaeth ac sy’n atal achosion o ddatgelu eich data heb awdurdod, eu colli’n ddamweiniol neu eu newid. Mae gweithdrefnau ar waith hefyd i ymdrin ag unrhyw achosion a amheuir o dor diogelwch data personol a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol o unrhyw achosion o’r fath lle bo’n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Manylion cyswllt a rhagor o wybodaeth

Eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol yw’r rheolydd data ar gyfer data personol a ddefnyddir yn y gwasanaeth “Dywedwch wrthym am eich hawliau pleidleisio”.

I gysylltu â Swyddog Diogelu Data eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol, cysylltwch â’ch Swyddfa Cofrestru Etholiadol.

Cwynion

Os byddwch o’r farn bod eich data personol wedi cael eu camddefnyddio neu eu trin yn amhriodol, gallwch wneud cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth, sy’n rheoleiddiwr annibynnol. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF
casework@ico.org.uk
0303 123 1113

Ni fydd unrhyw gŵyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth yn eich atal rhag gwneud cais i’r llysoedd wneud iawn.